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Em tempos não muito distantes quando contados em anos, mas longínquos em relação ao desenvolvimento da informática e das suas aplicações, as empresas usavam os computadores para executarem programas isolados;   uma folha de calculo e uma base de dados, em regra, e muito raramente um processador de texto, porque as máquinas de escrever eram mais baratas que as impressoras e não tinham problemas quanto ao uso de caractéres portugueses. O problema principal era a necessidade de transferir manualmente os dados de uma aplicação para outra, o que levava a desperdícios de tempo e criava erros frequentes.
Depois surgiram as primeiras aplicações que associavam as funções de folhas de calculo e bases de dados ao processamento de texto e a criação de tabelas de gráficos. Uma das suas vantagens era o preço, ainda elevado mas inferior ao que implicaria a aquisição dos seus componentes em separado. De uma maneira geral, tinham ainda a vantagem de permitir gerar listas de bases de dados, e mais tarde a de correspondência personalizada e ainda de gráficos elementares a partir de folhas de calculo.
Graças ao aproveitamento das funções multi-tarefa do Windows e ao uso da DDE (Dynamic Data Exchange), que permite transferir automaticamente comandos de dados entre as aplicações em uso simultâneo, e ao OLE (Object Linking and Embedding), através do qual os operadores dos PC clientes podem utilizar as aplicações residentes nos computadores servidores sem saírem das que estão a processar, o Microsoft Office facilita largamente as operações a nível particular e empresarial, mas principalmente neste, através da criação de grupos de trabalho.
Com a utilização do Office as empresas irão colher largos benefícios com as economias que poderão fazer na formação de pessoal e na melhoria que ela proporcionará na eficácia da gestão.